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Berichtswesen Lehre/Studium

Herzlich Willkommen!

Auf diesen Seiten finden Sie Informationen zu unserem Aufgabenfeld "Berichtswesen Lehre und Studium" an der Universität zu Köln sowie zu unseren Services, den relevanten Prozessen und den beteiligten Einrichtungen und Teams.

Für Rückfragen, Anregungen und auch für kritische Äußerungen haben wir jederzeit ein offenes Ohr bzw. einen offenen elektronischen Briefkasten und bemühen uns, schnellstmöglich auf Ihre Nachricht zu reagieren.

Aufgabenfeld des Teams Berichtswesen Lehre/Studium

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Berichtswesen Lehre/Studium - Serviceportfolio

Das Team betreibt das datenbasierte Berichtswesen im Bereich Lehre und Studium an der Universität zu Köln. Das Aufgabenfeld lässt sich in vier grundlegende Bereiche einteilen: Berichtswesen (intern und extern), Controlling lehr- und studierendenbezogener Daten/Clearingstelle Abschlussprüfungen, Monitoring und Datenmanagement.

Daneben stellt das Team noch verschiedene Services für Hochschulangehörige und benachbarte Teams/Arbeitsbereiche bereit. Die Grafik links stellt das Serviceportfolio im Kontext der Hochschule und externen Einrichtungen dar.

Die jeweiligen Bereiche und Services stellen wir Ihnen nachfolgend vor.

Externes Berichtswesen

Das externe Berichtwesen umfasst die Erfüllung gesetztlicher Berichtspflichten der Universität gegenüber Land und Bund sowie die Beantwortung/Unterstützung der Beantwortung von Auskunftsbedarfen und Anfragen externer Institutionen (z. B. seitens Rundfunkanstalten, Presse oder von externen Forschungseinrichtungen). Auch die Bereitstellung von Datenmaterial für die Teilnahme der Universität an nationalen und internationalen Rankings ist hierunter zu zählen.

Internes Berichtswesen

Das interne Berichtswesen richtet sich an Mitarbeiter_innen der Universität, die - zentral oder dezentral, in Fakultäten und Verwaltung - mit Entscheidungs-, Steuerungs- oder Managementaufgaben befasst sind. Neben der Bereitstellung von Daten und Kennzahlen unterstützt das Team interne Berichtsvorhaben und liefert darüber hinaus Ad-hoc Auswertungen und unterstützt mit fachlichem Rat. Gleichzeitig betreibt das Team ein eigenes Berichtswesen und stellt  der Hochschule zu bestimmten Stichtagen Zahlen und Auswertungen zur Verfügung.

Controlling Studierenden- und Prüfungsdaten

Der Schwerpunkt des Controllings im Bereich des Berichtswesens besteht in der Transformation von Daten zu Informations-, Planungs- und Kontrollzwecken.

Das Team Berichtswesen Lehre/Studium unterstützt UzK-interne Einrichtungen (Dekanate, Studiengang-Verantwortliche, Prüfungsämter usw.) sowie die Hochschulleitung im Bereich des Lehr-, Studierenden- und Prüfungscontrollings.

Erstellt werden unter anderem regelmäßig Übersichten zur Entwicklung der Studierendenzahlen und der (Abschluss-)Prüfungen (Planung) sowie Soll/Ist-Vergleiche z. B. zu HoPa-relevanten Studienanfänger_innen oder den Einschreibestatus/die Kapazitätsauslastung für bestimmte Studiengänge (Steuerung). Des Weiteren werden in verschiedenen Kontexten die in Ansatz gebrachten Zahlen (Kontrolle) geprüft.

Darüber hinaus bietet das Team Berichtswesen Unterstützung bei der Aufbereitung, Analyse und Interpretation von Daten.

Monitoring

Mit dem Aufbau eines zentralen hochschulweiten ECTS-Monitorings wird das Berichtswesen-Team zunächst die Vorgaben des Landes NRW umsetzen. Die grundlegende Frage, die dahinter steht, ist so interessant wie wegweisend für die Hochschulen: "Wie können empirische Daten zum Bildungsverlauf von Studierenden genutzt werden, um ihren Studienerfolg zu verbessern?"

Diese Form des Studiengang-Monitoring wird die Möglichkeiten der Hochschulen erweitern, aussagekräftige Daten über den Studienverlauf von Studierenden-Kohorten (aggregiert auf Studiengangsebene) und insbesondere auch über „Hürden“ im Studium zu gewinnen. Die Universität zu Köln bemüht sich darüber hinaus, im Rahmen des hausinternen Projekts "Erfolgreich studieren an der UzK" darum, diese Frage möglichst gewinnbringend für ihre Studierenden zu beantworten, um darauf aufbauend auch die entsprechenden Services verbessern zu können.

Das Berichtswesen-Team wird entsprechend der Zielsetzungen der Hochschule einen zentralen Service für Fakultäten und Verwaltung aufbauen.

Clearingstelle Abschlussprüfungen

Die Clearingstelle Abschlussprüfungen stellt die Lieferung der amtlichen Abschlussprüfungsstatistik der UzK an das Land NRW (IT.NRW) sicher und fungiert dabei als zentrale Schnittstelle zwischen IT.NRW und den Prüfungsämtern der UzK.

Bis zum Erreichen einer flächendeckenden Verwaltung von Studienabschlüssen in KLIPS 2.0 werden die Absolvent_innen-Daten der extern verwalteten Studienabschlüsse bei den Prüfungsämtern der UzK abgefragt, aufbereitet, und mit den in KLIPS 2.0 verwalteten Abschlüssen in einer Lieferdatei zusammengefasst. Die Daten werden in einem weiteren Schritt um Informationen zu den Auslandsmobilitäten der Absolvent_innen ergänzt (dies ist eine Anforderung des neuen Hochschulstatistikgesetzes).

Nach Meldung und Rückmeldung seitens IT.NRW übernimmt die Clearingstelle Korrekturen in Abstimmung mit den Prüfungsämtern und bereitet die festgestellten, amtlichen Zahlen für die Hochschule auf.

Die Zahlen der Absolvent_innen bilden unter anderem eine Grundlage für Zahlungen des Landes an die Universität (HoPa-Erfolgsprämie, Leistungsorientierte Mittelverteilung) und sind daher von besonderer Bedeutung.

Datenmanagement

Die stetig wachsenden Informationsbedarfe und Berichtspflichten erhöhen in zunehmendem Maße die Komplexität der Datenpflege und -bereitstellung. Neue Berichtsanforderungen wirken sich regelmäßig auf die zugrundeliegenden Verwaltungsprozesse in der jeweiligen Fachabteilung aus. Das Berichtswesen-Team strebt daher gemeinsam mit den entsprechenden Fachabteilungen die Optimierung der Datenpflege- und Geschäftsprozesse im Bereich Lehre und Studium an und unterstützt gleichzeitig die Konzeption und Implementierung eines stringenten Datenmanagements. Diese Bemühungen sind von grundlegender Bedeutung, weil die für das interne und externe Berichtswesen bereitgestellten Auswertungen und Berichte auf Daten basieren, die aus den unterschiedlichen operativen Bereichen und Datenbeständen extrahiert und im Datenmanagementsystem der Universität zusammengeführt und aufbereitet werden.