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Unsere Arbeitsgrundsätze

Grundsätze der Datenbereitstellung

Unseren Qualitätskriterien folgend haben wir für uns Grundsätze der Datenbereitstellung formuliert, die uns als Handlungsmaßgabe dienen und Ihnen transparent machen sollen, wie wir Anfragen handhaben und warum wir manche Anfragen auch nicht eins zu eins so bedienen, wie gewünscht. Die Wichtigsten für Sie als Anfragende finden Sie im Folgenden aufgeführt.

  1. Wir stellen regelmäßig (im Semester, Studien- oder Prüfungsjahr) Daten aus dem Bereich Lehre/Studium so bereit, dass sich die Hochschulöffentlichkeit oder bestimmte Personengruppen an der Universität zu Köln Zahlen und Berichte für Ihre Bedarfe/Einrichtung abrufen können: auf diesen Seiten, über zugangsbeschränkte Austausch-Ordner auf dem fb-Laufwerk (Verwaltungsabteilungen) oder über zugangsbeschränkte Ordner auf dem BSCW der Universität (Fakultäten, ZfL, weitere zentrale/dezentrale Einrichtungen). Gegebenenfalls weisen wir Sie bei Ihrer Anfrage auf die entsprechenden Seiten oder Ablageorte (und die zugriffsberechtigten Personen in Ihrer Einrichtung) hin.
  2. Individuelle Anfragen beantworten wir so schnell wie möglich (vgl. Punkt 5). Ihre Zugehörigkeit zur Universität oder anfragenden Einrichtung sollte dabei ersichtlich sein. Nutzen Sie daher bitte bei Ihrer Anfrage Ihren Studierenden- oder Universtitätsaccount bzw. die Verwaltungsadresse der UzK; Externe nutzen bitte die Adresse ihrer jeweiligen Einrichtung.
  3. Bitte stellen Sie Ihre Anfrage so spezifisch wie möglich (z. B. Studierende im 1. Fachsemester eines Studiengangs (Abschluss-Fach-Kombination) in Semester XY) und erläutern Sie kurz den Zweck der Datenverwendung. Je genauer Anfrage und Ziel/Zweck benannt sind, desto schneller können wir Ihnen Daten bereitstellen oder nach kurzer Rücksprache den Bedarf und unsere Möglichkeiten der Datenbereitstellung ermitteln.
  4. Bestimmte Daten und Berichte stellen wir nur stichtagsbezogen oder nach Abstimmung mit weiteren Abteilungen bereit. Unter Umständen werden wir Ihre Anfrage mit entsprechendem Hinweis beantworten.
  5. Wir bearbeiten alle regulären Anfragen aus der Hochschule innerhalb von drei Werktagen. Sollten unsere Ressourcen durch größere Aufträge aus der Hochschule oder die Aufbereitung für Datenlieferungen an externe Stellen (IT.NRW, MKW) gebunden sein, behalten wir uns eine Priorisierung der Anfragen vor, informieren Sie vor Ablauf dieser Frist und legen gemeinsam ein Lieferdatum fest.
  6. Matrikelnummern und Namen geben wir bei Studierendendaten nie zusammen heraus. Weitere Restriktionen bei der Datenherausgabe ergeben sich aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Datenschutzgesetz (DSG NRW). Vgl. hierzu die Seiten der Stabsstelle 02, dort des/der Datenschutzbeauftragten.
  7. Wir befüllen keine Fremdvorlagen, d. h. wenn Sie eigene Formulare verwenden möchten, erhalten Sie von uns Daten in unseren Berichts-/Lieferformaten und müssen Ihre Unterlagen selbst mit ausgewählten Zahlen befüllen. Gleiches gilt für das Herstellen von Relationen zu Zahlen von dritter Seite.
  8. Wir pflegen keine Wiedervorlagen für unsere Kunden. Auch wenn wir mit Ihnen/Ihrer Einrichtung regelmäßige Datenlieferungen vereinbart haben, bitten wir Sie um Erinnerung/Bestätigung des Bedarfs im Quartal der Lieferung bis spätestens vier Wochen vor dem gewünschten Lieferdatum. Wir tun Selbiges bei unseren Abfragen (z. B. bei der Datenabfrage für die Prüfungsstatistik.)
  9. Anfragen an die persönlichen E-Mail-Adressen unserer Mitarbeiter_innen werden nicht bearbeitet. Bitte senden Sie Ihre Anfrage via Mail an berichtswesenSpamProtectionverw.uni-koeln.de.