Campusmanagement an der Universität zu Köln
Informationen zu KLIPS 2.0
Was ist Campusmanagement?
Alle Prozesse des Student Life Cycle werden im selben System durchgeführt. Es ist nicht notwendig, für die einzelnen Prozessschritte zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln.
Wie wird das Campusmanagement an der UzK umgesetzt?
An der Universität zu Köln wird eine technische Unterstützung der Prozesse des Student Life Cycle unter dem Akronym KLIPS (Kölner Lehr-, Informations- und Prüfungsservice) angeboten.
Das Campusmanagementsystem KLIPS wurde im Jahr 2006 an der Universität zu Köln eingeführt. Im Rahmen des Projektes Migration Campusmanagement (MCM) wurde von Februar 2010 bis Juni 2016 ein neues, integriertes Campusmanagementsystem eingeführt: KLIPS 2.0
Mit Beginn des Pilotbetriebs im Wintersemester 14/15 wurden beide Systeme zunächst parallel geführt. KLIPS 2.0 läuft seit dem Wintersemester 15/16 im Vollbetrieb, die Nutzung von KLIPS, und damit der Parallelbetrieb endete mit dem Sommersemester 17. Seitdem ist für alle Studierenden KLIPS 2.0 das maßgebliche System zur Studienorganisation.
Welche Vorteile bietet Campusmanagement mit KLIPS 2.0 für Studierende und Beschäftigte?
KLIPS 2.0 ist für einen Großteil der UzK-Angehörigen ein zentraler Bestandteil des Arbeits- bzw. Studienalltags. Wichtig, und vor allem komfortabel, hierbei ist, dass es sich um ein integriertes System handelt:
- Schon der Bewerbungsprozess von Studieninteressierten (von Bewerbung über Zulassung zu Immatrikulation) erfolgt über KLIPS 2.0. Für bundesweit koordinierte Zulassungsverfahren erfolgt ein Datenaustausch mit der Stiftung für Hochschulzulassung.
- Das Campusmanagementsystem KLIPS 2.0 ermöglicht es Studierenden, ihr Studium online zu planen und sich zu Veranstaltungen und Prüfungen anzumelden. Die Vergabe der Lehrveranstaltungsplätze erfolgt nach transparenten Gesichtspunkten, Fristen und Voraussetzungen der Prüfungsanmeldungen sind nach Vorgabe der Modulhandbücher gestaltet. Zentrale Dokumente wie z.B. die Immatrikulationsbescheinigung, oder eine Übersicht bisher erbrachter Studienleistungen (Transcript of Records) müssen nicht mehr persönlich beantragt werden, sondern können bequem zu Hause ausgedruckt werden.
- Beschäftigte in Fakultäten und Verwaltung werden von KLIPS 2.0 bei der Veranstaltungs- und Prüfungsverwaltung unterstützt sowie bei der Bereitstellung von Studierenden-Services. Die gesamte Studierendenverwaltung erfolgt über das Campusmanagementsystem. Lehrenden bietet KLIPS 2.0 neben der Veranstaltungsverwaltung und Prüfungsplanung auch die Möglichkeit, mit Studierenden in Kontakt zu treten. Eine Schnittstelle zur E-Learning Plattform ILIAS unterstützt die Bereitstellung von Lehrmaterialien.
- Das Lehr- und Prüfungsangebot der Universität zu Köln wird über diese Plattform veröffentlicht.
- Die Verwaltung der Lehrräume (Anfrage und Vergabe) erfolgt zu großen Teilen über KLIPS 2.0.
KLIPS-Team
Innerhalb des Bereichs Digitales Studium ist das KLIPS-Team für die fachliche Anwendungsbetreuung von KLIPS 2.0 verantwortlich. Diese umfasst die Geschäftsprozesse des Student Life Cycle und einige Betriebsprozesse. Im Folgenden finden Sie einen Überblick der einzelnen Fachanwendungsbetreuungen und deren Schwerpunkte. Eine Übersicht der zuständigen Personen finde Sie auf der Seite KLIPS-Team.
Bewerbungs- und Studierendenmanagement
Die Fachanwendungsbetreuung begleitet und unterstützt die Prozesse rund um Bewerbung, Zulassung und Einschreibung an der Universität zu Köln. Sie berät und unterstützt die fachlich verantwortlichen Bereiche wie das Studierendensekretariat, das International Office sowie die Fakultäten und stellt sicher, dass KLIPS 2.0 die Anforderungen der Praxis zuverlässig abbildet.
Dokumentation
Der Fachbereich betreibt und aktualisiert die zielgruppenspezifische Onlinehilfe.
Lehrveranstaltungsmanagement
Die Fachanwendungsbetreuung berät und unterstützt Fachbereiche wie Fakultäten in Fragen rund um das Lehrveranstaltungsangebot in KLIPS 2.0. Hierzu gehören insbesondere das Anlegen der Veranstaltungen im System, notwendige Konfigurationen, Unterstützung bei der SPO-Zuordnung und der Planung und Durchführung der systemgestützten Veranstaltungsplatzvergabe. Desweiteren arbeitet die Fachanwendungsbetreuung mit dem Team für das Lehrevaluationssystem (evasys) zusammen.
Lehrraummanagement
Das integrierte Lehrraummanagement erlaubt Fachbereichen das kapazitätsgerechte Anfragen von zentral wie dezentral verwalteten Räumen für Lehrveranstaltungen und Prüfungen. Das Stellen der Anfragen sowie die Beantwortung derselben erfordern die Pflege eines differenzierenden Berechtigungskonzepts, das sowohl Mitarbeiter_innen der Fakultäten und Einrichtungen als auch der zentralen Raumverwaltung umfasst.
Prüfungsmanagement
Die Fachanwendungsbetreuung unterstützt Prüfungsämter z.B. in den Fragen zur Eingabe und Anerkennung von Prüfungsleistungen, sowie der elektronischen Verwaltung von Studienabschlüssen. Darüber hinaus konfiguriert und betreut sie die für den Bereich Prüfungsmanagement relevanten Drucksorten.
Qualitätsmanagement und Datenschutz
Der Fachbereich koordiniert die regelmäßigen Softwaretests, Fehlerbehebungen und Softwareupdates innerhalb des KLIPS-Teams. Darüber hinaus bearbeitet er Fragen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in und mit KLIPS. Er stellt die Informationen für Betroffene zusammen, dokumentiert die Verarbeitungstätigkeiten und bearbeitet Auskunftsanfragen.
SPO-Modellierung
Die Fachanwendungsbetreuung ist zuständig für die Hinterlegung von Prüfungsordnungen und Modulhandbüchern in KLIPS 2.0. Dies beinhaltet sowohl die Modellierung neuer Studiengänge, als auch notwendige Änderungen einzelner Module nach Maßgabe der Fachbereiche.
Studiengangsmanagement
Die Fachanwendungsbetreuung im Bereich Studiengangsmanagement begleitet die Abbildung und Pflege von Studienangeboten an der Universität zu Köln. Sie arbeitet eng mit den Fakultäten und den zuständigen Organisationseinheiten zusammen, unterstützt bei der Umsetzung fachlicher Anforderungen und steht als Anlaufstelle für Fragen rund um studiengangsbezogene Prozesse zur Verfügung.
Support
Der KLIPS-Support ist die erste Anlaufstelle bei Fragen oder Problemen im Umgang mit KLIPS 2.0. Er berät Studierende, Lehrende und Geschäftszimmer in der Anwendung des Campusmanagementsystems und leitet Anfragen bei Bedarf an die zuständige Fachanwendungsbetreuung weiter.
Der KLIPS-Support ist telefonisch, persönlich und per E-Mail während der Sprechzeiten erreichbar. Bitte nutzen Sie bei Fragen oder technischen Problemen die hier angegebenen Kontaktmöglichkeiten.